Administrateur du service clientèle (Bender, Bender & Bortolotti)

Présentation de l’organisation 

PWL Gestion est une société canadienne indépendante de premier plan dans le domaine de la gestion de patrimoine. Les familles canadiennes fortunées confient à PWL la gestion de leurs portefeuilles de placement sur une base discrétionnaire et leur fournissent des conseils financiers holistiques pour toutes les facettes de leur vie.

Les services de planification financière, de fiscalité et de succession sont offerts par l’entremise de PWL Conseil, et la gestion des placements est assurée par PWL Capital, qui est un courtier en valeurs mobilières et une société membre de l’OCRCVM. PWL Conseil et PWL Capital sont toutes deux des filiales à part entière de PWL Gestion, qui compte plus de 100 employés.

Résumé du poste

Le bureau de PWL à Toronto est une petite équipe soudée, dynamique et entrepreneuriale. Nous sommes à la recherche d’un ou d’une administrateur aux services à la clientèle qui s’intégrera bien à notre culture.

Ce poste clé combine le service à la clientèle et le soutien administratif auprès de nos gestionnaires de portefeuille. Vous jouerez un rôle essentiel dans les tâches quotidiennes liées à l’ouverture, au maintien et au service des comptes clients. Vous veillerez au bon traitement des documents, contribuerez au respect des exigences réglementaires et offrirez un service professionnel, rapide et précis aux clients.

Il s’agit d’un rôle administratif interne et de soutien, principalement sans interaction directe en personne avec les clients. Toutefois, vos responsabilités incluront des communications avec ceux-ci par courriel et par téléphone.

En tant que membre essentiel de l’équipe des Services à la clientèle, vous développerez une compréhension approfondie des processus du secteur financier tout en acquérant les compétences et les connaissances nécessaires pour progresser dans l’industrie.

Responsabilités principales 

Opérations et service à la clientèle

• Diriger l’intégration des nouveaux clients et les mises à jour Know-Your-Client (KYC), incluant l’ouverture de comptes, les transferts et la configuration de l’accès au portail client en ligne.
• Coordonner avec l’équipe corporative des Opérations et de la Conformité afin d’assurer que les procédures sont suivies et tenues à jour.
• Gérer les demandes de service des clients, telles que les lettres d’instruction, les virements bancaires, les demandes de chèques et les changements d’adresse.
• Assurer le suivi des transferts de comptes pour garantir leur traitement rapide et exact.
• Traiter les demandes d’états de compte et de rapports provenant des clients et de leurs comptables.
• Enquêter et résoudre les questions liées aux opérations et à la conformité.Tenir à jour les calendriers des paiements récurrents et des échéances financières importantes.

Gestion de relations clients 

• Maintenir les systèmes CRM et les bases de données de contacts clients.
• Communiquer directement avec les clients concernant les questions liées au service.
• Planifier les rencontres avec les clients.
• Coordonner et préparer les salles de réunion pour les rencontres clients en personne.
• Assembler la documentation préalable aux rencontres ainsi que les listes de vérification pour soutenir les conseillers..
• Contribuer aux rapports d’investissements, de valeur nette et de liquidités en compilant, organisant et validant les données.
• Offrir un soutien pour la tenue de dossiers et la documentation des investissements privés et alternatifs.

Maîtrise des opérations administratives

• Maintenir des dossiers et de la documentation client bien organisés.
• Programmer des rappels de suivi et gérer les flux de travail internes.
• Préparer et assurer le suivi des envois postaux, ainsi que coordonner la livraison et la cueillette de chèques après de notre courtier (Réseau Indépendant de la Banque Nationale).
• Participer aux réunions d’équipe régulières et aux séances de débreffage afin de partager les mises à jour, discuter des procédures et s’aligner sur les priorités.
• Agir comme personne‑ressource principale de l’équipe pour les changements aux processus et aux systèmes internes.

Qualifications et compétences

• Diplôme d’études postsecondaires ou combinaison acceptable de formation, d’études et/ou d’expérience de travail pertinente.
• Une expérience administrative dans l’industrie financière (particulièrement auprès d’un membre de l’OCRI) constitue un atout.
• Maîtrise des systèmes CRM et capacité à apprendre de nouvelles plateformes.
• Maîtrise de Microsoft Office requise.
• Capacité d’apprendre et de s’adapter aux règlements et processus en évolution.
• Esprit d’équipe enthousiaste, capable de collaborer efficacement avec les collègues à l’interne comme à l’externe.
• Excellentes aptitudes en communication avec les clients et grand souci du détail.
• Engagement envers des normes éthiques et professionnelles élevées, notamment en ce qui concerne la confidentialité des renseignements des clients.
• Approche rigoureuse, axée sur les processus, avec une solide éthique de travail, de la maturité et un engagement envers le service à la clientèle.
• Capacité de communiquer de façon honnête et transparente avec les membres de l’équipe.

Comment postuler

Nous sommes une équipe en pleine croissance avec un groupe de clients très diversifié – on ne s’ennuie jamais. Nous sommes des leaders d’opinion dans le secteur des services financiers et nous accordons la priorité aux intérêts de nos clients depuis 30 ans. Veuillez postuler en joignant une lettre de motivation et un CV expliquant pourquoi vous pensez être la personne idéale pour ce poste.  Nous vous contacterons si votre candidature est retenue pour un entretien. Merci de l’intérêt que vous portez à ce poste.

À propos du processus de recrutement

Chez PWL Capital, certaines de nos descriptions de poste sont élaborées ou affinées à l’aide d’outils assistés par l’IA afin d’en garantir la clarté et la cohérence. Cependant, nous n’utilisons pas d’IA ni d’outils de prise de décision automatisés dans notre processus de recrutement. Toutes les candidatures sont reçues et examinées par notre équipe talents et culture.

Nous nous engageons à faire preuve de transparence dans notre processus de recrutement. Tous les candidats qui passent un entretien pour ce poste recevront une réponse concernant la décision de recrutement dans les 45 jours suivant leur dernier entretien.