Assistant personnel – family office

Aperçu de l’organisation 

PWL Wealth Management est une société de gestion de patrimoine canadienne indépendante de premier plan. Les familles canadiennes fortunées font confiance à PWL pour gérer leurs portefeuilles de placements sur une base discrétionnaire et pour leur fournir des conseils financiers holistiques dans tous les aspects de leur vie financière. 

Les services complets de planification financière, de fiscalité et de succession sont fournis par PWL Conseil, et les services de gestion de placements par l’intermédiaire de PWL Capital, une société membre du CIRO et un courtier-négociant. Les deux entités sont des filiales en propriété exclusive de Gestion de patrimoine PWL, qui compte plus de 90 employés au Canada. 

Sommaire du poste 

Excellez-vous dans la création d’ordre à partir de la complexité et trouvez-vous satisfaction dans la gestion transparente de plusieurs pièces mobiles ? Êtes-vous quelqu’un qui anticipe naturellement ce qui est nécessaire ensuite et qui s’épanouit lorsqu’il soutient le succès des autres ? Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif/personnel exceptionnel pour se joindre à un bureau de gestion de patrimoine en pleine croissance dans la région d’Ottawa-Gatineau. 

Dans ce rôle, vous serez le professionnel des coulisses qui veille à ce que tout soit sur la bonne voie, de la logistique du ménage à la gestion du calendrier, en passant par la planification des voyages et la coordination des propriétés. Ce n’est pas un poste d’assistant typique ; Il s’agit d’une occasion passionnante et multidimensionnelle pour un professionnel chevronné et axé sur les solutions de faire partie intégrante des activités d’une famille et de croître aux côtés de leur organisation en expansion. 

Le candidat idéal s’épanouira dans un environnement varié et dynamique où il n’y a pas deux jours identiques. Vous porterez plusieurs chapeaux, tout en respectant les normes les plus élevées de confidentialité, de professionnalisme et de discrétion. 

Principales responsabilités 

Opérations domestiques et immobilières 

• Maintenir les opérations du ménage, y compris la gestion des approvisionnements, le contrôle des stocks et la logistique quotidienne 
• Coordonner l’entretien des propriétés et superviser les opérations sur plusieurs sites 
• Gérer les relations avec les entrepreneurs, les fournisseurs et les fournisseurs de services pour l’entretien à domicile et dans les véhicules 

Soutien familial et administratif 

• Gérez l’emploi du temps complet de la famille, y compris les calendriers, les rendez-vous et la coordination entre les membres de la famille 
• Superviser les activités des enfants, les communications de l’école, le tutorat et l’horaire parascolaire. 
• Coordonner l’emploi du temps du personnel de maison et la gestion du ménage 
• Fournir un soutien administratif au niveau de la direction pour toutes les fonctions du family office 

Coordination de voyages et d’événements 

• Planifiez et exécutez des expériences de voyage fluides, y compris les réservations de vols, l’hébergement et les itinéraires détaillés 
• Organisez des événements mémorables, qu’il s’agisse de réunions de famille ou d’initiatives communautaires. 
• Gérez facilement les changements de dernière minute et gérez la logistique de l’événement 

Développement immobilier et projets spéciaux 

• Soutenir les projets de développement immobilier, y compris la coordination avec les concepteurs et les entrepreneurs 
• Rechercher et gérer des meubles, des finitions et des services spécialisés 
• Diriger des initiatives d’engagement communautaire et soutenir les activités philanthropiques 
• Organiser et gérer les opérations de propriété familiale, y compris les entreprises agricoles 

Services financiers et de conciergerie 

• Suivez les dépenses du ménage et personnelles avec précision et transparence 
• Gérer les contrats fournisseurs, les achats, la facturation et les négociations de service 
• Fournir un soutien personnel de niveau concierge et gérer les courses quotidiennes 

Qualifications

• 3+ ans d’expérience en tant qu’assistant personnel ou de direction, de préférence en soutien à des particuliers ou des familles fortunés 
• Maîtrise avancée de Google Workspace et des logiciels de productivité 
• Compétences organisationnelles exceptionnelles avec capacité démontrée à gérer plusieurs priorités simultanément. 
• Capacités exceptionnelles de résolution de problèmes et état d’esprit proactif 
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale 
• Permis de conduire valide et accès à un moyen de transport fiable 
• Discrétion absolue et capacité à traiter les informations confidentielles en toute intégrité 
• Flexibilité de travailler en dehors des heures traditionnelles si nécessaire 

Attributs personnels 

• Une grande énergie et un enthousiasme pour construire quelque chose de significatif 
• Autonome et qui trouve du plaisir à aider les autres à réussir 
• Flexibilité et adaptabilité dans un environnement dynamique et centré sur la famille 
• Forte concentration sur la gestion du temps et l’efficacité 
• Intérêt sincère pour l’implication communautaire et responsabilités diverses 

Ce rôle offre des vacances régulières et la possibilité de se développer professionnellement au sein d’un family office. Nous recherchons quelqu’un qui voit cela comme plus qu’un travail ; quelqu’un qui est enthousiaste à l’idée de contribuer au succès et à l’héritage de la famille dans un environnement en évolution rapide.